2012. július 3. – A rEVOLUTION Software az Új Széchenyi terv keretében nyert kutatás-fejlesztési támogatás révén, a piaci igényeket felismerve, egy olyan kontrolleszközt biztosító rendszert kívánt megvalósítani, amely nemcsak dokumentumok tárolására és visszakeresésére ad lehetőséget, hanem például automatizáltan feladatokat ad ki és ellenőrzi a határidők betartását. A hamarosan elkészülő Kameleon platform különböző motorikus elemekből, így például űrlapkezelő, dokumentumkezelő, dokumentumgeneráló vagy munkafolyamat-kezelő motorokból áll. A vállalat a platformon – elsősorban a kis- és középvállalati szektort megcélozva – olyan termékek fejlesztését tervezi, amellyel különböző iparágakban tevékenykedő cégek kaphatnak megoldást munkafolyamataik optimalizálására.
„Egyik ilyen tervezett termékünk az agrárkereskedelemben tevékenykedő cégek sajátosságainak figyelembevételével kialakított dokumentumkezelő és work-flow rendszer, amely képes az iparágban a sztenderd működés során keletkező nagymennyiségű dokumentumot több szempont szerint, több szinten tárolni, leíró adatokkal ellátni és kezelni” – mondta el Juhász Zsolt, a cég egyik fő tulajdonosa és üzletfejlesztési igazgatója. „Így például a bank által finanszírozott területek esetében a kapcsolódó biztosítási szerződéseket, illetve átruházási nyilatkozatokat, vagy vetőmag esetében a fémzárjegy számokhoz hozzácsatolandó minőségi bizonyítványokat is képes a rendszer kezelni és biztosítani a gyors és hatékony visszakeresést.”
A hagyományos, egy szempont szerint strukturált könyvtárrendszerhez szokott vállalatoknak lehetőségük nyílik arra, hogy dokumentumaikban tartalmi kereséseket is megvalósítsanak, a tárolt anyagok több szempont alapján történő tipizálásának, címkézési lehetőségének köszönhetően.
A rendszer a megszokottnál sokkal több lehetőséget biztosít a vállalatok számára különösen fontos jogosultság-kezelés, valamint a verziókezelés tekintetében is. Osztályonként, területenként, illetve vezetőkként jogosultság csoportok hozhatóak létre, ami azt a célt szolgálja, hogy az egyes, a rendszerbe csatolt dokumentumok csak azok számára váljanak láthatóvá, illetve szerkeszthetővé, akiket az valóban érint. Szükség szerint egyedi csoportokkal, személyekkel ez a jogosultság bővíthető, illetve a dokumentumok különböző fázisaiban, valamint verzióinál ezek a jogosultságok módosíthatóak.
A változások és verziók kezelése – különösen olyan szerződéseknél, ajánlatoknál, amelyek több kolléga közös munkájának eredményeként jönnek létre – szintén elvárásokat támaszt a dokumentumkezelő rendszerekkel szemben. Normál esetben az egyes változtatások csak a dokumentum nevének verziószámával válnak követhetővé, de előfordulhat az is, hogy az azonos verziószámú dokumentumban ketten kezdenek dolgozni. Ezt követően az újabb verziószámú mentés duplikációt eredményez, és nehézzé válik az dokumentumokban történt változtatások nyomon követése, annak meghatározása, hogy ki mivel módosított azt. Erre jó példa a nagymennyiségű műtrágya és növényvédő-szer beszerzésekhez tartozó dokumentációk, például az input anyag gyártókkal, nagykereskedőkkel kötött szerződések, amelyek több döntéshozó közös munkájaként születnek meg.
„Amellett, hogy teljes körű verziókövetés és változáskezelés érvényesül, a rendszer azt is figyeli, hogy ki „kölcsönözte ki” a legutolsó verziót szerkesztésre, így ez idő alatt más nem tudja az adott dokumentumot szerkesztésre kikölcsönözni, vagy akár saját magának menteni” – fűzte hozzá Juhász Zsolt.
További lehetőség lesz a rendszerben, hogy az egyes szerződések, teljesítési igazolások, ajánlatok, stb. – ahol legtöbb esetben csak a dokumentum tárgya, összege és némely vállalkozási feltétel módosul – sablonok felhasználásával készíthetőek el. Tipikusan ilyen sablon alapú szerződések például a termeltetési szerződések, a bank által megfinanszírozott területekre kötött biztosítási szerződések, illetve az input anyag beszerzésekkel kapcsolatban kötött keret megállapodások dokumentumai.
Az új rendszerben a felhasználók egy beépített Microsoft Word szerkesztőben válogatni tudnak az egyes bekezdéseknél rendelkezésre álló szövegváltozatokból, egyszerűen beilleszthetik a dokumentumkezelő rendszerben megadott leíró adatokat (pl. partner adatai, növény kultúra, hibrid, szezon…, …stb.) vagy egymásnak (pl. a vállalati jogásznak vagy a végső jóváhagyónak) szóló megjegyzéseket fűzhetnek a dokumentumhoz. Mindez nagyban megkönnyíti és meggyorsítja a munkát, hiszen rengeteg szóbeli egyeztetést kivált, biztosítja annak nyomon követhetőségét, hogy ki mit változtatott a dokumentumon, valamint növeli a biztonságot azáltal, hogy csak arra jogosult személy írhat új szövegváltozatot. Mindemellett a leíró adatok változása is automatikusan frissül a még nem véglegesített dokumentumban.
A szerződések, így például a különböző kereskedők által kötött kereskedelmi megállapodások véglegesítéséhez is több személy jóváhagyása szükséges. A rendszer alkalmas lesz arra, hogy egy elkészült, aláírásra váró szerződést a rendszeren belül egy, vagy több személynek küldjön el végső jóváhagyásra (a kereskedőtől, a kereskedelmi igazgatón át, a cégvezetőig) támogatva ezzel a hatékony és kontrollált kereskedelmi folyamatot.
Ez az igény a szállítói számlák feldolgozása, jóváhagyása során is jelentkezik. A rendszerben igazoltatási folyamat indítható el az iktatástól, amelynek hatására a kapott szolgáltatásra vagy az input anyagra vonatkozó számla befogadhatóvá, illetve könyvelhetővé, majd utalhatóvá válik.
Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb esetben a termeltetés, illetve az egyes kereskedők megállapodásai, a pénzügyi vagy kereskedelmi központtal területileg sem megegyező helyen találhatóak, az aláírt dokumentum, például az input-értékesítési szerződés vagy a termeltetési szerződés azonban a work-flow rendszernek köszönhetően mégis azonnal eljuttatható a központba nagyban meggyorsítva ezzel az üzletmenetet.
Az agrárkereskedelmi szektor számára készülő termék értékesítése várhatóan 2012 őszén kezdődik meg.
rEVOLUTION: hazai vezető vállalatirányítási megoldásszállító
